Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych przez TATRA FITNESS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą przy ul. Kościuszki 174, 34-530 Bukowina Tatrzańska, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000984210, NIP: 7361741419, REGON: 522740230

§ 1. Definicje

1) Administrator / „my” – TATRA FITNESS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP: 7361741419, REGON: 522740230, KRS: 0000984210, zwana dalej także „Siłownią”.

2) Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (np. imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, adres IP, identyfikator urządzenia, informacje z plików cookies).

3) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

4) Strona / Aplikacja – serwisy i aplikacje AF Solution, w tym Strefa Klienta i moduł Kup Karnet Online.

5) Użytkownik – osoba odwiedzająca Stronę lub korzystająca z naszych usług.

6) Klient – osoba związana z nami umową o świadczenie usług.

7) Cookies – pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika.

8) Profilowanie – automatyczna analiza wybranych informacji (np. zainteresowań) w celu dopasowania ofert i komunikacji marketingowej.

9) Marketing bezpośredni – kierowanie informacji handlowych o naszych usługach.

§ 2. Administrator i kontakt

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest TATRA FITNESS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Bukowinie Tatrzańskiej.

2. Kontakt w sprawach prywatności e-mail: recepcja@tatra-fitness.pllub adres siedziby: Kościuszki 174, 34-530 Bukowina Tatrzańska

3. Inspektor Ochrony Danych (IOD) nie został powołany. W sprawach prywatności prosimy o kontakt pod adresem wskazanym powyżej. W razie powołania IOD zaktualizujemy ten punkt.

4. Pozyskujemy dane:

a. bezpośrednio od Ciebie (rejestracja konta, zakup karnetu, rezerwacje zajęć, korespondencja),

b. w związku z korzystaniem ze Strony/Aplikacji (login, cookies),

c. od partnerów świadczących usługi płatnicze, hostingowe, CRM i marketingowe – wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.

§ 3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

a. art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy udzielisz zgody na przetwarzanie danych: - w celu prowadzenia działań analitycznych i statystycznych polegających na tworzeniu analiz aktywności Użytkowników, doskonalenia stosowanych funkcjonalności, poprawiania działania Strony,
- w celu przesyłania informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej na wskazany adres e-mail, w celu wykorzystania danych osobowych Użytkowników zebranych za pośrednictwem plików cookies,
b. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) przetwarzamy dane:
- w celu założenia konta w Strefie Klienta, zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług,
- w celu obsługi usługi „Kup Karnet” (w tym rezerwacji zajęć), realizacji cyklicznych obciążeń karty bankowej zgodnie z umową na czas nieokreślony (za pośrednictwem operatora płatności) oraz weryfikacji uprawnień przy wejściu do Siłowni (np. kartą lub aplikacją, bez wykorzystywania biometrii), w celu bieżącej komunikacji dotyczącej świadczonych usług, kontakt w sprawach związanych z usługą,
c. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) w związku z realizacją obowiązków podatkowo-rachunkowych i archiwizacyjnych, obsługą reklamacji i wniosków oraz udostępnianiem danych uprawnionym organom; ponadto w celu weryfikacji wieku przy wydawaniu napojów energetycznych (sprzedaż wyłącznie osobom pełnoletnim) zgodnie z przepisami prawa.
d. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d RODO (żywotne interesy), w sytuacjach wypadków lub innych zdarzeń zagrażających życiu lub zdrowiu, w niezbędnym zakresie dla podjęcia działań ratunkowych oraz prowadzenia postępowań związanych ze zgłoszoną szkodą.
e. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora), w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości działania systemów IT, prowadzenia monitoringu wizyjnego obiektu dla ochrony osób i mienia, dostosowania treści Strony w zakresie
niewymagającym zgody na cookies, prowadzenia marketingu własnego offline, z prawem sprzeciwu, dochodzenia i obrony roszczeń, przeciwdziałania nadużyciom, prowadzenia komunikacji ogólnej niezwiązanej bezpośrednio z treścią umowy oraz nieuregulowanej przepisami archiwizacji dokumentów.
f. na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO w zakresie danych szczególnych, jeżeli w związku ze zgłoszeniem szkody przekazywane są dane dotyczące zdrowia, przetwarzamy je w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

2. Nie stosujemy biometrii do zapewnienia dostępu do Siłowni. W razie planowanego wdrożenia takich technologii poinformujemy o stosownych podstawach prawnych i zasadach przetwarzania danych.
§ 4. Kategorie danych i źródła
1. Przetwarzamy m.in. dane osobowe wskazane poniżej:
a. dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, e-mail, telefon),
b. dane rozliczeniowe (np. numer karty płatniczej/rachunku za pośrednictwem operatora płatności,
c. dane dotyczące członkostwa i wejść (logi dostępu, historia rezerwacji),
d. dane techniczne (IP, identyfikatory urządzeń, dane z cookies, zgodnie z udzielonymi zgodami), a w razie zgłoszeń szkód informacje niezbędne do ich rozpoznania, w tym ewentualnie dane o zdrowiu.

2. Dane pozyskujemy:
a. bezpośrednio od Ciebie,
b. podczas korzystania ze Strony/Aplikacji,
c. od partnerów (płatności, hosting/CRM, marketing), wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.

§ 5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia/realizacji umowy, rozliczeń, korzystania ze Strefy Klienta oraz udziału w zajęciach. Brak danych może uniemożliwić świadczenie usług.

§ 6. Odbiorcy danych

1. Odbiorcami Twoich danych osobowych są:
a. Operator płatności: PayPro S.A. (Przelewy24) – rozliczenia jednorazowe i cykliczne;
b. Dostawcy IT/hostingu/CRM/Strefy OOS.PL Klienta:
c. dostawcy usług e-mail/SMS/push (komunikacja transakcyjna i marketingowa),
d. podmiot serwisujący monitoring wizyjny,
e. biuro rachunkowe,
f. kancelaria prawna,
g. ubezpieczyciel
h. agencja marketingowa wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.

2. Dane możemy także ujawniać organom publicznym w granicach prawa.

§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG. Jeśli korzystamy z narzędzi, których serwery znajdują się poza EOG (np. wybranych usług analityki czy reklamy) stosujemy właściwe zabezpieczenia w szczególności: decyzję Komisji Europejskiej w sprawie EUU.S. Data Privacy Framework lub Standardowe Klauzule Umowne, a gdy to konieczne, dodatkowe środki techniczne i organizacyjne. Jeżeli odbiorca w USA widnieje na Liście uczestników Data Privacy Framework, przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji (EU-U.S. DPF). W pozostałych przypadkach stosujemy Standardowe Klauzule Umowne, a gdy to konieczne, dodatkowe środki techniczne i organizacyjne.

§ 8. Okresy przechowywania

1. Dane związane z zawartą umową i kontem w Strefie Klienta przechowujemy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń oraz przez czas wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

2. Korespondencję oraz materiały dotyczące reklamacji przechowujemy do chwili zakończenia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.

3. Dane wykorzystywane w marketingu elektronicznym przetwarzamy do momentu wycofania przez Ciebie zgody albo wniesienia skutecznego sprzeciwu, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.

4. Informacje zbierane w plikach cookies przechowujemy zgodnie z czasem życia poszczególnych plików oraz ustawieniami wybranymi w banerze CMP i/lub w przeglądarce.

5. Nagrania z monitoringu wizyjnego przechowujemy standardowo przez 15 dni, a jeśli stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu, do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania.

§ 9. Twoje prawa

1. Masz prawo do: 
a. dostępu do danych, w tym ich kopi,
b. sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia (jeżeli podstawą jest zgoda lub umowa i przetwarzanie jest zautomatyzowane),
c. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym wobec marketingu bezpośredniego i profilowania dla tego celu oraz wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem.

2. Skargę możesz wnieść do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Zgłoszenia realizujemy niezwłocznie, nie później niż w 30 dni. Kontakt: recepcja@tatra-fitnes.pl

§ 10. Płatności cykliczne i polecenie zapłaty

1. Przetwarzamy dane kart płatniczych oraz rachunków bankowych w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b), a po jej zakończeniu, w celu dochodzenia/obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f) oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c).

2. Odwołanie zgód marketingowych nie wstrzymuje pobrań wynikających z aktywnej umowy. Zatrzymanie obciążeń następuje po rozwiązaniu umowy lub odwołaniu polecenia zapłaty w banku, co może ograniczyć dostęp do usług zgodnie z regulaminem Siłowni.

§ 11. Monitoring wizyjny

1. Monitoring obejmuje strefy wspólne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, bez szatni i sanitariatów. Podstawą prawną jest uzasadniony interes prawny wynikający z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane z zapisu monitoringu są przechowywane przez 15 dni, z możliwością wydłużenia.

2. Nagrania mogą być ujawniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom obsługującym system CCTV na podstawie umów powierzenia. Prowadzimy rejestr udostępnień nagrań i stosujemy środki zabezpieczające ich integralność i poufność. 3. 3. Obszary objęte monitoringiem są oznaczone piktogramami.

§ 12. Cookies i narzędzia analityczne oraz marketingowe

1. Na Stronie stosujemy cookies niezbędne, zapewniające funkcjonalność i bezpieczeństwo oraz po wyrażeniu przez Ciebie zgody analityczne i marketingowe np. Google Analytics, Google Ads/Marketing Platform, Meta/Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag, YouTube.

2. Skrypty analityczne/marketingowe uruchamiają się dopiero po wyrażeniu zgody w banerze CMP

3. Zgodami zarządzasz w banerze CMP i w ustawieniach przeglądarki.

4. Wyłączenie niektórych cookies może ograniczyć funkcjonalności.

§ 13. Kontrola dostępu

Siłownia funkcjonuje w modelu bez stałej obsługi. Wejście odbywa się po weryfikacji uprawnień (karta lub aplikacja). W Siłowni działa monitoring wizyjny oraz zdalne wsparcie techniczne.

§ 14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne tj. szyfrowanie, kontrola dostępu, testy, audyty, kopie zapasowe, szkolenia. W razie naruszenia ochrony danych realizujemy obowiązki notyfikacyjne zgodnie z RODO.

§ 15. Zmiany Polityki

Politykę poddajemy przeglądom i aktualizacjom. O istotnych zmianach poinformujemy na Stronie oraz w Strefie Klienta.